Kwota słownie

W życiu codziennym każdego z nas nie da się uniknąć stosowania liczb, które towarzyszą nam w każdej sferze. Mamy z nimi do czynienia robiąc zakupy w sklepie, wystawiając faktury, płacąc rachunki za mieszkanie, robiąc przelewy bankowe, czy też wypełniając ważne dokumenty. Często spotykamy się z koniecznością wpisania kwoty słownie. Jaki jest cel tego typu działań i dlaczego kwota słownie jest stosowana przy wielu formalnościach?

Kwoty słownie – dlaczego nadal się to stosuje?

Z pewnością każdy z nas przy wypełnianiu dokumentów czy wystawianiu rachunków spotkał się z kwestią, jaką jest kwota słownie na fakturze. Tego typu podwójny zapis na różnego rodzaju rachunkach był wykorzystywany już wiele lat temu, w czasach, kiedy faktury wystawiane były odręcznie. Wówczas zapisywanie słownie cyfry która stanowiła kwotę do zapłaty, było po prostu swego rodzaju zabezpieczeniem przed fałszerstwem lub zwyczajną pomyłką. Takie działania pozwalały uniknąć nieuczciwych praktyk przez osoby opłacające fakturę w przypadku złego wpisania cyfry. Słownie wpisywanie pozwoliło pozbyć się tego problemu. Obecnie jednak taki podwójny zapis, czyli wpisywanie kwoty w formie liczb oraz słownie złotych, nadal jest stosowany. Obowiązuje on nie tylko w przypadku faktur i rachunków, ale także umowy pożyczki i innego rodzaju dokumentami, np. urzędowej. 

Słownie kwota – jak to zapisywać?

Zapisywanie słownie liczby, gdy spieszymy się z wystawieniem faktury, może sprawiać nie lada problem. Podobnie sytuacja wygląda, gdy dopełniamy urzędowych formalności, czy też zakładamy konto bankowe i musimy wypełnić odpowiednią rubrykę, w której należy umieścić słownie zapisaną kwotę. Wówczas zwykle stresujemy się, że kwota słownie zostanie przez nas wpisana nieodpowiednio, a wszystkie dokumenty trzeba będzie wypełniać od nowa, co pochłonie nam jeszcze więcej czasu. Możemy jednak tego uniknąć, korzystając z narzędzi, które za nas zapiszą odpowiednią kwotę słowami, a my szybko przekopiujemy ją bez ryzyka pomyłki.

Jeśli jednak samodzielnie chcemy zabrać się do zapisywania słownie kwot w dokumentach, musimy wiedzieć, w jaki sposób to robić, aby wszystko przebiegło pomyślnie. Liczba słownie w formie kwoty na fakturach, zapisywana powinna być za pomocą liczebników głównych, tzn. jeden, dwa, trzy, dziesięć itp. Liczebniki to nie są odmieniane na żaden sposób, o czym warto pamiętać w pierwszej kolejności. Wpisywanie pełnej kwoty wcale nie jest tak trudne, jakby mogło się wydawać, zwłaszcza jeśli opłaty są niewielkie, np. 100 zł: sto złotych. Jednak sytuacja może się komplikować, kiedy musimy wpisać o wiele wyższą kwotę z groszami. Jak zapisać to słownie?

Przykłady zapisywania słownie wyższych kwot:

1. 2599,99 zł

Dwa tysiące pięćset dziewięćdziesiąt dziewięć i dziewięćdziesiąt groszy.

Jest to podstawowa metoda zapisywania tego typu kwot, najczęściej wybierana przez osoby wypełniające dokumentację. 

Możemy skorzystać jeszcze z innej formy zapisu, mianowicie:

Dwa tysiące pięćset dziewięćdziesiąt dziewięć, dziewięćdziesiąt dziewięć groszy. Czyli końcówkę groszową piszemy po przecinku, zamiast używania „i”.

Trzecia metoda zapisu, to wpisywanie kwoty groszowej nie w postaci słownej, a liczbowej po /. Wygląda to tak:

Dwa tysiące pięćset dziewięćdziesiąt dziewięć złotych 99/100. W tym przypadku nie używamy słowa „groszy”. 

Podsumowując, kwotę 2599,99 zł słownie możemy zapisać więc na trzy sposoby i to od nas zależy, którą metodę wybierzemy. Mogą to być:

— Dwa tysiące dziewięćset dziewięćdziesiąt dziewięć i dziewięćdziesiąt dziewięć groszy.

— Dwa tysiące dziewięćset dziewięćdziesiąt dziewięć, dziewięćdziesiąt dziewięć groszy. 

— Dwa tysiące dziewięćset dziewięćdziesiąt dziewięć 99/100. 

Wyższe kwoty – jak napisać słownie tysiące?

Sytuacja wydaje się nieco trudniejsza w przypadku konieczności umieszczania w dokumentach wyższych kwot, np. w tysiącach, z którymi spotykamy się w przypadku spłaty kredytów czy pożyczek dla zadłużonych oraz faktur z dużymi opłatami. Jak z łatwością poradzić sobie z zapisem tak wysokich kwot i czy jest to możliwe?

Tutaj obowiązuje zupełnie inna zasada niż wtedy, kiedy piszemy słownie kwotę opiewającą na kilkaset złotych. Po pierwsze, przed słowem „tysiąc” lub tysiące” musimy zapisać słownie liczbę. Metoda ta obowiązuje także, gdy wystawiamy fakturę na 1000 zł. Wówczas musimy wprowadzić w odpowiednią rubrykę słownie: 1 tysiąc złotych. 

Powiedzmy, że wystawiamy fakturę na kwotę 1 355,99 zł. Wówczas zapis będzie wyglądał następująco: jeden tysiąc trzysta pięćdziesiąt pięć złotych i 99 groszy lub jeden tysiąc trzysta pięćdziesiąt pięć złotych, dziewięćdziesiąt dziewięć groszy, czy też stosując zapis metodą trzecią, czyli: jeden tysiąc trzysta pięćdziesiąt pięć złotych 99/100. 

Analogicznie w przypadku kwot na kilka tysięcy, będzie to wyglądało następująco: dwa tysiące trzysta pięćdziesiąt pięć złotych itd. Pamiętajmy, że w przypadku tysięcy zawsze konieczne jest wpisanie słownie, ile tych tysięcy jest.

Jak szybko zapisywać słownie kwoty w dokumentach?

Zapisywanie słownie różnych kwot często wymaga od nas wiele czasu i wysiłku, zwłaszcza jeśli musimy wprowadzić duże liczby. Wówczas warto skorzystać z gotowych narzędzi, które samodzielnie przeanalizują kwotę liczbową, jaką wprowadzimy i wyświetlą nam jej zapis słowny. Cały proces trwa zaledwie kilka sekund, a my wówczas możemy skorzystać z gotowego zapisu słownie, który po prostu wklejamy do dokumentu w odpowiednią rubrykę. Pozwala to znacznie zaoszczędzić czas i nerwy, które mogą powstawać w stresowych sytuacjach przy sprawdzaniu dokumentów lub dopełnianiu ważnych formalności.