Zwrot pieniędzy za dojazd do pracy

Pracujesz w innej miejscowości niż Twój adres zamieszkania? A może otrzymałeś propozycję pracy z lepszymi warunkami, ale ze względu na sporą odległość od lokalu mieszkalnego, obawiasz się, że dojazd pochłania lwią część budżetu? Masz możliwość uzyskać zwrot kosztów za dojazd do pracy. Zobacz, czy jesteś uprawniony do dofinansowania, ile możesz otrzymać oraz w jaki sposób otrzymać zwrot. 

Zwrot za dojazd do pracy

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w art. 45 reguluje prawo do ubiegania się o zwrot kosztów do dojazdu pracy lub miejsca prowadzenia innych aktywności związanych z poszukiwaniem pracy i doskonaleniem zawodowym. Ponadto wyżej wspomniane świadczenie przysługuje niektórym grupom zawodowym na podstawie przepisów szczególnych. 

To, czy uzyskasz zwrot kosztów za dojazdy do pracy w znacznej części jest uzależnione od dobrej woli Twojego pracodawcy. Przepisy pracy niestety nie regulują w sposób jednoznaczny obowiązku poniesienia tych świadczeń przez pracodawcę. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik zostanie oddelegowany na wyjazd służbowy poza siedzibę firmy. Wtedy pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych nie tylko z dojazdem do wyznaczonego miejsca pracy, ale również kosztów wyżywienia i noclegu.

Ważne! Istnieją grupy zawodowe, którym bezwarunkowo przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy, przykładowo funkcjonariusze Policji czy urzędnicy w Służbie Cywilnej. Jeśli jednak pracujesz w prywatnym przedsiębiorstwie, to koszty codziennych podróży do miejsca, w którym wykonujesz swoją pracę, są na Twojej głowie. Z tego powodu wiele osób przed podjęciem pracy w miejscowości znacznie oddalonej od ich miejsca zamieszkania, zastawia się czy dalekie podróże do pracy są opłacalne. 

Jednakże może zdarzyć się, że pracodawca zdecyduje się na zwrot kosztów dojazdu do pracy w swoim regulaminie pracy lub zakładowym układzie pracy. Tego rodzaju świadczenie z reguły pełni rolę czynnika motywującego pracowników do staranniejszej pracy i większego przywiązania do firmy. 

Dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu przez pracodawcę

Współcześnie wiele firm zdecydowało się na wdrożenie zdalnego trybu pracy na wielu stanowiskach pracy. Jednakże bardzo często charakter pracy nie pozwala na wykonywanie obowiązków służbowych w ten sposób. 

Z tego względu, pracodawcy, którzy chcą utrzymać cenne zasoby ludzkie decydują się na dofinansowanie na dojazd do pracy. 

Te rekompensaty przyjmują różną formę, są to m.in.:

• Zwrot za bilety okresowe lub ich zakup przez przedsiębiorstwo;
• Dodatek samochodowy, czyli świadczenie w formie ryczałtu wypłacanego za paliwo w zużyte celach służbowych.

Jednakże, aby otrzymać dofinansowanie na dojazd do pracy muszą zostać spełnione określone warunki. Przede wszystkim zwrot kosztów powinien być zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych. Wzmianka w tej kwestii może zostać zawarta w umowie o pracę z pracodawcą, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym zakładu pracy. Jeżeli jednak pracodawca nie zamieścił tych zapisów, to wciąż masz szansę na uzyskanie zwrotu pieniędzy za podróże do miejscowości świadczenia pracy. 

Pracodawca, mając na względzie równego traktowania pracowników może ustawić różne kryteria przyznawania zwrotu kosztów podróży do pracy. Przykładowo, w niektórych firmach zwrot kosztów dojazdu do pracy jest wypłacany w formie ryczałtu, czyli jednakowej kwoty dla wszystkich pracowników. W innych zakładach wysokość tego świadczenia jest uzależniona od odległości, jaką pracownik ma do pokonania od miejsca zamieszkania do zakładu pracy – w tym wypadku zwrot kosztów jest ustalany indywidualnie dla każdej osoby.

Ryczałt za używanie samochodu do celów prywatnych

Ryczałt samochodowy, czy inaczej dodatek samochodowy to określony przez pracodawcę limit kilometrów przyznany pracownikowi za użytkowanie pojazdu służbowego do celów prywatnych. Według przepisów, jest to nieodpłatne świadczenie. Oznacza to, że jeżeli pracownik nie ponosi kosztów związanych z wykorzystaniem samochodu do celów prywatnych, należy do przychodu doliczyć ryczałt za używanie przez niego samochodu służbowego celem wyliczenia składek ZUS i opodatkowania. Kwota ryczałtu nie może nie może być większa od wartości ustalonej w rozporządzeniu, która uzależniona jest od ilości mieszkańców w danej gminie lub mieście.

Nowy Polski Ład wprowadził znaczne zmiany w sposobie obliczania ryczałtu. Do końca 2021 roku ryczałt za używanie przez pracowników samochodu służbowego do celów prywatnych ustalany był w wysokości:

• 250 zł miesięcznie – dla pojazdów o pojemności silnika do 1600 cm3;
• 400 zł miesięcznie – dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

Obecnie kwoty się nie zmieniły, ale zamiast pojemności silnika uwzględniana jest moc silnika. W 2022 r. dodatek samochodowy wynosi:

• 250 zł miesięcznie  – do 60 kW oraz dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem,
• 400 zł miesięcznie – pozostałe samochody o mocy powyżej 60 kW.

A jak wygląda zwrot za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych? Zgodnie z regulacją § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Co pracodawcy oferują w zamian za dofinansowanie dojazdu do miejsca pracy?

Jeżeli w Twojej firmie nie funkcjonuje zwrot kosztów paliwa za dojazd do pracy lub za zakupiony bilet w komunikacji publicznej, to możesz sprawdzić, czy pracodawca nie zapewnia innych rozwiązań. Często w ramach rekompensaty za brak dofinansowania za podróże do pracy można spotkać:

• Przekazanie samochodu służbowego, dzięki czemu pracownik nie ponosi kosztów eksploatacji pojazdu;
• Wynajęcie autobusu, który dowozi pracowników do miejsca pracy (na to rozwiązanie decyduje się wiele zakładów produkcyjnych);
• Możliwość pracy (coraz więcej firm umożliwia pracownikom świadczenie pracy przez komputer w domu, dzięki czemu pracownik nie traci czasu ani pieniędzy na dojazd). 

Dofinansowanie dojazdów do pracy a umowa zlecenie

Zwrot kosztów dojazdu do pracy przy wykonywaniu umowy zlecenia nie wynika z przepisów wewnątrzzakładowych, gdyż nie jest to stosunek pracy. Jednakże jeżeli umowa zawarta przez strony przewiduje zwrot kosztów przejazdu, to zwrot kosztów za dojazdy do pracy może być wypłacany i stanowi koszty uzyskania przychody na zasadach jak przy zwrocie kosztów przejazdu w podróży służbowej pracownika.

Jednakże musisz pamiętać, że zwrot kosztów dojazdu do pracy samochodem prywatnym z pewnością nie pokryje Ci kosztów związanych z zakupem paliwa i eksploatacją. Tego rodzaju świadczenie jest dość niskim świadczeniem, a pracodawca nie zawsze musi decydować się na jego wprowadzenie. 

Jaka kwota za zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Ile wynosi zwrot kosztów dojazdu do pracy? Z reguły  pracownikowi należy się 139,06 miesięcznie, jeżeli pracuje w innej miejscowości niż miejsce jego zamieszkania. Natomiast, jeżeli pracuje w miejscowości swojego miejsca zamieszkania, powinien otrzymać on 111,125 zł miesięcznie. Zazwyczaj pracownik powinien obliczyć uzyskiwany przychód i odjąć od niego koszty uzyskania przychodu, składki na ubezpieczenie społeczne, a także zwolnienia podatkowe. Z tak otrzymanej podstawy opodatkowania wyliczany jest podatek. 

Koszty uzyskania przychodu a zwrot za dojazdy do pracy z innej miejscowości

Dofinansowanie za dojazd do pracy jest przychodem ze stosunku pracy, czyli podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Warto wspomnieć, że w niektórych przypadkach zwrot kosztów dojazdu pracownika do miejsca pracy jest zwolniony od podatku. Dzieje się to, gdy obowiązek ponoszenia kosztów przez pracodawcę jest regulowany przepisami innych ustaw. zwolnienie podatkowe przewidują przepisy ustawy o Policji, Prokuraturze, Straży Granicznej, czy o ustroju sądów powszechnych. 

Zwrot kosztów dojazdu do pracy a PIT – jak wygląda rozliczenie z fiskusem? 

Pracodawca może rozliczyć pracownika z dofinansowania do podróży do pracy w formularzu PIT-11. Jednakże w pierwszej kolejności pracownik musi złożyć oświadczenie o miejscu zamieszkania, które znajduje się w innej miejscowości niż miejsce świadczenia pracy. Pracodawca musi określić w informacji PIT-11 przekazywanej pracownikami, wysokość kosztów ze stosunku pracy pracownika za rok objęty opodatkowaniem. Jak odliczyć dojazd do pracy? Pracownicy na podstawie druku PIT-11 rozliczają się z urzędem skarbowym poprzez PIT-37. Pod pewnymi warunkami w druku PIT 37 mogą oni odliczyć zwrot kosztów dojazdu do pracy od podstawy opodatkowania. 

Pracownicy mogą odliczyć zwrot kosztów dojazdu po spełnieniu warunków:

• Świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę;
• Dojazdu do pracy poza miejscem zamieszkania;
• Niepobierania świadczeń za rozłąkę i zwrotu kosztów podatku. 

Przy jednej umowie o pracę i podwyższonych kosztach uzyskania przychody przy złożeniu PIT możesz maksymalnie otrzymać zwrot podatku w wysokości aż 3600 zł. Z kolei osoby mieszkające i pracujące w tej samej miejscowości także mogą skorzystać z kosztów uzyskania przychodu w niższej wysokości – czyli 250 zł miesięcznie, co daje aż 3000 zł zwrotu podatku.

Zapoznaj się z rankingiem kont osobistych, aby jak najszybciej uzyskać zwrot podatku. Konto osobiste to lepsze rozwiązanie niż przekaz pocztowy, czy otrzymanie pieniędzy w kasie urzędu. 

Komu przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Decyzja pracodawcy o finansowaniu kosztów dojazdu pracowników do pracy ma w większości przypadków charakter dobrowolny. Ustawodawca nie nałożył obowiązku na pracodawcę w tym zakresie. Wyjątkiem jest odbywanie podróży służbowej podczas, której pracownik świadczy pracę poza zakładem pracy w miejscowości wskazanej przez pracodawcę. Zgodnie z przepisami prawa pracy do zwrotu kosztów dojazdu do pracy uprawnione są jedynie wybrane grupy zawodowe. To dofinansowanie nie podlega opodatkowaniu dochodowemu. Zalicza się do nich:

• Funkcjonariusz policji – w przypadku, gdy zamieszkuje lokal mieszkalny w miejscowości pobliskiej pełnienia służby, policjant jest uprawniony do zwrotu kosztów dojazdu do miejsca pełnienia służby w wysokości ceny biletów za przejazd koleją lub autobusem.
• Funkcjonariusz straży granicznej – przysługuje mu takie samo uprawnienie jak policjantom.
• Prokurator.
• Sędzia. 

Art. 21 pkt 112 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy, jeżeli obowiązek ich ponoszenia przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw. 

Są to:

• ustawa o Straży Granicznej, 
• ustawa o Policji,
• ustawa o służbie funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego,
• ustawa o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu,
• ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi,
• ustawa o Sądzie Najwyższym,
• ustawa o Państwowej Straży Pożarnej,
• ustawa o Biurze Ochrony Rządu,
• ustawa Prawo o ustroju sądów powszechnych,
• ustawa o Sądzie Najwyższym.

Dla osób z innych grup zawodowych kwota zwrotu kosztów dojazdu stanowi przychód ze stosunku pracy, który jest objęty opodatkowaniem. W niektórych przypadkach dofinansowanie to mogą otrzymać bezrobotni, którzy zaczęli pracę w miejscu w odległym od miejsca zamieszkania. Takie wsparcie finansowe jest przewidziane zazwyczaj dla osób, które były długotrwale bezrobotne. 

Jeśli pracodawca nie ma ustawowego obowiązku dokonywania zwrotu kosztów dojazdu do pracy lub finansowania tego dojazdu, wprowadzenie tego świadczenia zależy jedynie od jego dobrej woli. Często stanowi ono element systemu motywacyjnego. 

Zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy 

Wartym wspomnienia dofinansowaniem dla pracowników i bezrobotnych poszukujących zatrudnienia jest zwrot kosztów dojazdu do pracy PUP z Funduszu Pracy. Jest on dokonywany przez starostę w formie zwrotu, całości lub części poniesionych wydatków na dojazd. Aby otrzymać dofinansowanie lub zwrot kosztów, osoba spełniająca kryteria musi złożyć wniosek o dokonywanie zwrotu kosztów dojazdu w rejonowym urzędzie pracy, właściwym dla miejsca stałego zamieszkania. 

Dofinansowanie jest wypłacane przez okres do 12 miesięcy za zwrot przejazdu i powrotu z miejsca zamieszkania do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.

Oprócz tego ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wskazuje, że zwrot może być realizowany za okres:

• Odbywania u pracodawcy stażu;
• Przygotowania zawodowego dorosłych;
• Odbywania zajęć z zakresu poradnictwa zawodowego;
• Pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy osobie.

Jakie są warunki otrzymania kosztu zwrotów z Funduszu Pracy?

Aby otrzymać zwrot kosztów dojazdu do pracy własnym samochodem z PUP lub za dojazd na staż, zajęcia przygotowania zawodowego czy zajęcia z zakresu poradnictwa zawodowego należy spełnić następujące warunki:

• Zatrudnienie lub inna praca zarobkowe, staż, przygotowanie zawodowe, poradnictwo zawodowe lub pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy zostało podjęte na podstawie skierowania z Powiatowego Urzędu Pracy.
• Jest konieczność dojazdu do tych miejsc samochodem lub komunikacją publiczną.
• Należy uzyskiwać wynagrodzenie lub przychód w wysokości nieprzekraczającej 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Po otrzymaniu świadczenia, pracownik musi co miesiąc przedkładać zaświadczenia o zatrudnieniu oraz uzyskanym przychodzie za dany miesiąc, listę obecności, a także dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków na przejazdy (faktury, bilety).

Zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy dla bezrobotnych lub osób poszukujących pracy

Bezrobotny skierowany przez PUP na szkolenie może liczyć na sfinansowanie całości lub części wydatków związanych z przejazdem na miejsce szkolenia. Ponadto dofinansowanie na dojazd do pracy może otrzymać bezrobotny w przypadku skierowania go do pracodawcy, który zgłosił ofertę pracy, jeżeli siedziba tego pracodawcy znajduje się poza miejscem zamieszkania bezrobotnego. 

Starosta może zwrócić bezrobotnemu lub osobie poszukującej pracy wymienionej w art 43 ustawy o promocji zatrudnienia instytucjach rynku pracy, zwrot kosztów dojazdu na badania lekarskie lub psychologiczne, jeżeli na te badania został skierowany przez PUP.

 Osoba poszukująca pracy jest uprawniona do dofinansowania z Funduszu jeżeli:

• znajduje się w okresie wypowiedzenia stosunku pracy lub stosunku służbowego z przyczyn dotyczących zakładu pracy,
• jest są zatrudniony u pracodawcy, wobec którego ogłoszono upadłość lub który jest w stanie likwidacji, z wyłączeniem likwidacji w celu prywatyzacji;
• pobiera świadczenie socjalne przysługujące na urlopie górniczym lub górniczy zasiłek socjalny,
• pobiera rentę szkoleniową,
• jest żołnierzem rezerwy,
• otrzymuje świadczenie szkoleniowe po rozwiązaniu stosunku pracy lub stosunku służbowego w ramach zwolnień grupowych;
• jest cudzoziemcem zamierzającym wykonywać lub wykonującymi pracę na terytorium RP, który spełnia warunki określone w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
• podlega ubezpieczeniu społecznemu rolników w pełnym zakresie na podstawie przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników jako domownik lub małżonek rolnika, jeżeli zamierza podjąć zatrudnienie, inną pracę zarobkową lub działalność gospodarczą poza rolnictwem.

Ostatnim przypadkiem jest możliwość dofinansowania kosztów przejazdu i powrotu do miejsca wykonywania prac społecznie użytecznych.

Sposób wykonania zwrotu kosztów z PUP

Jak złożyć wniosek o zwrot kosztów dojazdu pracy z Funduszu Pracy? Należy udać się do Powiatowego Urzędu Pracy z wypełnionym wnioskiem. Wzór na zwrot kosztów dojazdu do pracy znajdziesz na stronie internetowej PUP lub w oddziale urzędu. Po złożeniu podania starosta podejmuje decyzję w sprawie przyznania zwrotu. 

Co istotne omawiane świadczenie nie jest obligatoryjne po spełnieniu kryteriów klasyfikujących przez wnioskodawcę. Pracownik lub uprawniony podmiot może spotkać się z decyzją odmowną, przykładowo po wyczerpaniu się środków z budżetu przeznaczonego na ten cel. 

Zwrot kosztów dojazdu podczas podróży służbowej

Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu. Dotyczy to nie tylko kosztów związanych z wyżywieniem, dietą, ale przede wszystkim z dojazdem do miejsca delegacji wskazanego przez pracodawcę. Musisz pamiętać, aby udokumentować poniesione wydatki np. przez fakturę, bilety.

Pracodawca może wyrazić zgodę, aby pracownik skorzystał ze swojego prywatnego samochodu osobowego, zarówno podczas podróży krajowej, jak i też zagranicznej. W tym wypadku, aby wyliczyć zwrot za koszty dojazdu należy liczbę przejechanych kilometrów pomnożyć przez stawkę przez kilometr. 

Stawka jest uzależniona od rodzaju pojazdu. Jednakże nie może przekroczyć kwoty określonej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:

• 0,2302 zł – dla motocykla.
• 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3
• 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3
  

Zwrot kosztów dojazdu w szczególnych przypadkach – jak wygląda? 

Jak wygląda zwrot kosztów dojazdu do pracy osoby niepełnosprawnej? Tak samo jak w pozostałych przypadkach, zwrot przysługuje, jeżeli przewidują to przepisy wewnątrzzakładowe pracodawcy. Jednakże niepełnosprawni mogą odliczyć ulgę rehabilitacyjną w zeznaniu rocznym. W ramach ulgi można odliczyć używanie samochodu osobowego stanowiącego własność (współwłasność) osoby niepełnosprawnej lub podatnika mającego na utrzymaniu osobę niepełnosprawną na potrzeby związane z koniecznym przewozem na niezbędne zabiegi leczniczo-rehabilitacyjne. Nie jest więc to używanie samochodu w celu dojazdu do pracy. Ponadto jest to wydatek z kategorii limitowanych, można odliczyć od podatku maksymalnie 2 280 zł. Do ulgi zalicza się też odpłatny konieczny przewóz na niezbędne zabiegi leczniczo-rehabilitacyjne osoby niepełnosprawnej – karetką transportu sanitarnego. W przypadku osoby niepełnosprawnej należącej do I lub II grupy inwalidztwa oraz dzieci niepełnosprawnych do lat 16. również innymi środkami transportu niż karetka środkami transportu sanitarnego.

Zwrot kosztów dojazdu nauczyciela do pracy nie obejmuje większych uprawnień niż u innych grup zawodowych. Częstą sytuacją w tej grupie zawodowej są podróże służbowe własnym samochodem. Jeżeli nauczyciel wykonuje na polecenie pracodawcy obowiązek służbowy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem świadczenia pracy dostaje on zwrot na pokrycie należności związanych z podróżą. W takim wypadku przypadku należy się mu zwrot kosztów przyjazdu liczony tak samo jak w przypadku rozliczenia za podróż służbową.